これで安心!おさらいしておきたいビジネスマナーの基本7選【後編】

ビジネスマナー

ビジネスマナーは社会人の基本でありながら、明確に基準が伝えられることが少ないため、しっかりと出来ていないというケースもあるのではないでしょうか。

前編に引き続き、後編では「名刺交換」「電話対応」「ビジネスメール」「報告・連絡・相談」について具体的な内容を交えて紹介します。

前編を読んでいない方は、是非こちらもご覧ください。

目次

ビジネスマナーの基本4:名刺交換

初対面でのビジネスの場ではまず最初に名刺交換をおこないます。

名刺はその人の顔とも言えるもので、たくさんの情報が詰まっています。名刺交換でも失礼がないように、ポイントをおさえておきましょう。

名刺交換の手順

1.名乗り、名刺を差し出す

立場が下の人から先に名刺を差し出します。
名刺入れの上に相手が読める向きで名刺をのせ、会社名と名前をはっきりとお伝えします。両手を添えて差し出し、軽くお辞儀をするようにしましょう。

例:「〇〇社の山田花子と申します。どうぞよろしくお願いいたします。」

2.相手の名刺をいただく

相手の名刺を胸の高さで両手で受け取り、名前を確認します。

例:「頂戴いたします。〇〇様ですね。」

もし、相手の名前の読み方が分からない場合は、「恐れ入りますが、何とお読みすれば良いでしょうか」と確認しましょう。

3.名刺の並べ方

名刺をいただいたときは、1人の場合は、名刺入れの上に置き、複数人の場合は、相手の役職が上の人の名刺を名刺入れの上に置き、その他の人は顔と名前を一致させるために着席順に並べると良いでしょう。
打ち合わせが終わったら、いただいた名刺は丁寧に名刺入れに入れ、鞄の中にしまいます。

こんな場合はどうする?

1.名刺を同時に交換する場合

先に訪問した側から名乗り、相手が名乗ると同時に名刺を交換します。
名刺を差し出しながら、相手の名刺を名刺入れの上で受け取り、右手が空いたら、頂戴しますと言って、相手の名刺を両手で持ち直します。

2.名刺を忘れた場合

名刺を切らした旨を伝えます。

例:「申し訳ございません。ただいま名刺をきらしています」

口頭で会社名、部署名、名前を名乗り、その日のうちにメールを送り、連絡先を伝えます。

例:「わたくし、〇〇社〇〇部の山田花子と申します」

名刺の裏に会った日付、何の件でお会いしたかを記載しておくと今後にも役立ちます。名刺は個人情報なので取り扱いには注意して保管しましょう。

ビジネスマナーの基本5:電話対応

電話対応

電話はコミュニケーションを確立させるために日常的に欠かせないツールの1つです。
問い合わせ、仕事の依頼など重要な連絡が多く、電話での応対が会社全体のイメージとして捉えられてしまいます。

そのため、より丁寧な対応が求められます。顔が見えていないからといって、煩雑な対応にならないように注意が必要です。
SNSの普及で電話応対に慣れていない新入社員の方や、固定電話に慣れていない方も、マナーについて一緒に学びましょう。

電話の受け方

1.電話が鳴ったら、明るい声で応対しましょう。

例:「はい、〇〇株式会社でございます」

2.相手先の社名と名前を復唱しましょう。

例:「〇〇株式会社の〇〇様でいらっしゃいますね。」

3.取り次ぐ

例:「はい、〇〇部の〇〇でございますね。少々お待ちください。」

4.名指し人が不在の場合

名指し人の状況といつ戻るのかを伝え、緊急の用件か確認して、折り返しもしくは伝言を預かる提案をします。
伝言を預かった場合は、内容に相違がないか復唱して再度確認しましょう。

例:「申し訳ございません。あいにく〇〇は外出しており、〇時には戻る予定です。お急ぎでしょうか。わたくし〇〇と申します。よろしければ、伝言を承りましょうか。」

例:「承知いたしました。〇〇に変更ということですね。確認後、ご連絡するよう申し伝えます。」

5.電話を終える場合

相手が電話を切るのを待って、静かに受話器を置きましょう。

電話応対のマナー

1.電話は3コール以内に取りましょう

3コール以内に電話を取りましょう。しかし、1コールもしないうちに電話に出ると、相手がびっくりしてしまう可能性があります。そのため、1コール待ってから取るようにしましょう。

もし3コール以降に取ってしまった場合は、「お待たせしました」と一言お伝えすると相手にも信頼感が生まれます。

2.「もしもし」はNG?

もしもしはビジネスマナーで使用するのはふさわしくないとされています。

語源がもの申す、「申す」からきていると考えられており、略語を目上の人に対して使うのは失礼という考え方となるためです。もしもしの代わりに使用できる応対としては以下の例がありますのでこちらを使用しましょう。           

例1:「はい、〇〇株式会社です」

例2:「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社〇〇部の山田花子でございます」

3.メモとペンを準備する

常にメモとペンは電話の近くに置いておき、電話が鳴った際に慌てないようにしましょう。相手の社名、名前、要件をメモに取ります。

伝言メモを渡す場合は、メモを取った後、整理して伝言メモとして、対象者のデスクの目のつきやすい場所に置いておき、電話があったことを伝えます。

<伝言メモの一例>

10月1日(月)11:30
田中さん
○○株式会社の遠藤さんからお電話がありました。
<内容>
10月4日(木)打ち合わせ時間の変更(10時から11時)
<依頼事項>
確認後、電話いただきたいとのことです。
TEL:090-XXXX-XXXX
山田

聞き取れなかったもしくは相手が名乗らない場合は、再度以下のように確認しましょう。

例1:「恐れ入りますが、もう一度御社名、名前をお伺いしてもよろしいでしょうか」

例2:「大変申し訳ございません。お電話が遠いようです。恐れ入りますが、もう1度お名前をお伺いしてによろしいでしょうか。」

 4.電話使い方について確認しておきましょう

会社の電話は自宅の電話とは異なり、内線、外線、転送機能などがあります。そのため、あらかじめ電話の基本的な機能については上長に確認するようにしましょう。

ビジネスマナーの基本6:ビジネスメール

ビジネスメールは、情報の送信、共有ができる不可欠なツールとなっています。また、近年のリモートワーク増加に伴い、メールを使用する機会も増えてきています。

文字だけのやり取りとなってしまうため、書き方によっては誤解や不信感を与えかねないです。トラブルを防ぐためにも、配慮した文面で作成を心がけましょう。

また、すべてがメールで済むというわけではなく、状況によってはメールでない手段(例えば電話)が良い場合もあります。メリット、デメリット、メールの書き方、マナーについて確認しましょう。

メールのメリット・デメリット

  • メリット
    • 記録が残るので、口頭でよくある「言った、言わない」のトラブル回避になる
    • 複数人に伝えることができる
    • 自分のタイミングでいつでも送ることができる
    • 写真や、資料などの添付ファイルを送ることができる
  • デメリット
    • 機器通信環境がないと使えない
    • 相手がいつ確認するがが分からないので、すぐに返事がくるとは限らない
      (メールの確認頻度はは相手によって異なる)
    • 直接話しているのとは異なり、勘違いされて解釈される可能性が場合がある

上記のメリット、デメリットから、この件は「メール」で良いのか、「電話、対面」が良いのかを判断して使用するようにしましょう。

メールのマナー

マナーについても確認しましょう。

 1.言葉遣い

丁寧な言葉遣いと敬語を使用しましょう。相手に対する尊敬の意を示すために、敬語を使うのが一般的です。また一方的な表現になっていないかも確認しましょう。

最初のうちは上長に確認してもらうのも良いでしょう。

2.返信のタイミング

返信は迅速に行いましょう。相手からのメールに対して、ならべく、24時間以内に返信するようにしましょう。

3.ファイルの添付

ファイルを添付する場合、適切なファイル形式を使用し、ファイルサイズが大きすぎない ことを確認しましょう。大きさによってはファイルの圧縮を検討します。

4.最終確認

メールを送信する前に、スペル、文法、アドレス、件名、名前が異なっていないか確認し ましょう。第三者チェックをお願いするのも良いでしょう。

5.メールだけではない場合が良いとき

急ぎ連絡の場合は相手がすぐ確認するとも限らないので、メールを送信後、相手に電話をして一報を入れましょう。

また、お詫びの場合はメールではなく、電話で連絡した後、直接会って謝罪するのが マナーです。

メールの書き方

では実際に基本的な構成の書き方を確認しましょう。

メールの書き方

 1.宛先

宛先には、「TO、CC、BCC」があります。

「TO」は宛先で、確認してほしい方を指定します。
「CC」は複写という意味です。社内の人や、状況を把握してほしい、共有したい場合に指定します。
「BCC」はTOやCCの宛先を入れた人に知られたくない場合に使用します。そのため、BCCは送った人しか宛先を確認することができません。(他の人には指定していることが見えません)

2.件名

一目で分かるように具体的に指定しましょう。最後に会社名、名前の記載があるとすぐに分かりやすくなります。

3.添付

相手の環境によって受け取れるファイルサイズが異なります。

そのため、2MB以内で送付するようにしましょう。超える場合はファイル転送サービスを利用して、2MBを超えないようにしましょう。

4.宛名

会社名、部署名、名前の順で記載しましょう。

5.あいさつ

「いつもお世話になっております。」などの丁寧なあいさつを心がけましょう。

6.名乗り

自分の会社名と氏名を名乗ります

7.本文(詳細)

長くなってしまわないように簡潔に記載します。どうしても長くなる場合は、箇条書きや改行を入れて整えた形で記載しましょう。

8.結びのあいさつ

最後は「よろしくお願い申し上げます。」などの丁寧なあいさつで終えるようにしましょう。

9.署名

署名は連絡先情報を記載したものです。

「自分の会社名」、「氏名」、「会社の住所」、「電話番号」、「メールアドレス」、「URL」などを入れます。

ビジネスマナーの基本7:報連相(報告・連絡・相談)

報告・連絡・相談

「報告」、「連絡」、「相談」(報連相)は仕事をスムーズに進めるために非常に重要です。リモートワークやフレックスなど自由な働き方が増えているので、尚更、情報共有を密にすることが大切です。
共有することで、「ミス」、「トラブル」を最小限に抑えることができます。

また、「報告」、「連絡」、「相談」についてもマナーがあるので、確認しておきましょう。

報告・連絡・相談とは

 1.報告

報告は、仕事の指示を受けた上長に対して、仕事の進捗状況や成果物に関して報告することを指します。相手も進捗状況を把握できるため、安心できます。

以下のような目的で使用されます。

  • 上司やチームメンバーに仕事の進捗状況を伝える。
  • 問題や課題を特定し、対策を立てるためのデータを提供する。
  • 成果物を共有し、フィードバックを受ける。
  • ミスやトラブルを報告する。

2.連絡

連絡は、仕事の状況や情報を関係者に連絡をすることです。連絡手段はメール、電話など、状況や緊急性に応じて使いましょう。

  • プロジェクトに関する重要なアップデートや変更を伝える。
  • 打ち合わせ日時のご連絡をする。
  • 議事録や決定事項を連絡する。

 3.相談

相談は重要な意思決定や問題解決のために上長にアドバイスをもらうことです。

  • 専門知識や経験を持つ人に意見や助言を求める。
  • チーム全体の意見を集約して、最適な解決策を見つける。
  • 判断に迷うときに相談する。

報告・連絡・相談の注意点

報告・連絡・相談をする際の注意点についても確認しましょう。

報告

1.報告する内容を整理する

簡潔に伝えるために「5W2H」を意識して内容を整理しましょう。

  • When:いつ(日時、期限、時間)
  • Where:どこで(場所)
  • Who:誰が(担当者)
  • Why:なぜ(理由)
  • What:何を(目的)
  • How:どのように(方法)
  • How much:いくら(費用、価格)

2.相手の都合を確認する

話を聞いてもらえる状況なのか、都合を確認しましょう。上長だけではなく同僚、部下に対しても同じです。
手が離せない状況の場合はメモや都合が良い時間のときに伝えるようにしましょう。

3.結論から先に伝える

先に詳細を伝えてしまうと長くなってしまうので、結論から先に述べるようにしましょう。

4.事実を報告する

事実を簡潔かつ正確に伝えるようにしましょう。
自分の意見や憶測を伝える場合は事実を報告した後で、断りをいれてから伝えます。

トラブルなどの悪い報告は、早めに報告をしましょう。

連絡

 1.迅速に連絡する

連絡が遅くなることで仕事に支障が出る場合もあります。そのため、早めに伝えることを心がけましょう。

2.簡潔に伝える

内容を整理した上で事実をできるだけ簡潔に「5W2H」を意識した伝え方をしましょう。

3.関係者全員に伝える

「聞いた」、「聞いていない」にならないように関係者全員に伝えましょう。

4.ツールについて

内容によって、「口頭」、「メール」、「電話」などの使い分けをおこない確実に相手に伝えるようにしましょう。

相談

1.内容を整理する

相談したい内容、自分の考えを前もって整理しておきましょう。

2.相手の都合を確認する

内容によっては時間がかかる場合があります。相手が話を聞いてくれる状況なのか確認してから相談するようにしましょう。

3.実行後の結果を報告する

相談した内容が実行後どのようになったのかを報告して、お礼の連絡をしましょう。

仕事はチームですることがほとんどです。全ての仕事で「報告」、「連絡」、「相談」を徹底しましょう。

ビジネスマナーを身につけて、よりよい働きやすい環境を築こう!

ビジネスマナーを身につけよう

いかがでしたか。

これから新入社員として配属される方、または転職する方や再度確認したい方へ向けて、おさらいしておきたいビジネスマナーの基本7選をご紹介しました。

ビジネスマナーは単なる社交的なスキルだけでなく、ビジネスの成功に直結する要素です。

よりよい人間関係を築くことで、困ったときにサポートしていただけたり、マナーを守ることで仕事の効率アップになり、自信にも繋がります。これらの原則を実践し、信頼を築き楽しく働きましょう。

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